Perencanaan pengadaan barang dan jasa pemerintah berpedoman utama pada Peraturan LKPP Nomor 11 Tahun 2021 tentang Pedoman Perencanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah, yang disusun oleh Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (LKPP) untuk instansi pusat dan daerah (K/L/PD).

Komponen Utama Perencanaan Pengadaan adalah :

• Identifikasi Kebutuhan: Menetapkan jenis dan jumlah barang/jasa yang diperlukan oleh unit kerja sesuai dengan Rencana Kerja (Renja) atau Rencana Kerja Pemerintah (RKP) / APBD.
• Penentuan Jenis Pengadaan: Mengelompokkan apakah pengadaan berupa Barang, Pekerjaan Konstruksi, Jasa Konsultansi, atau Jasa Lainnya.
• Cara Pengadaan: Menentukan metode pelaksanaan, apakah melalui Swakelola (dikerjakan sendiri oleh instansi/kelompok masyarakat) atau melalui Penyedia barang/jasa.
• Pemaketan dan Konsolidasi: Menggabungkan beberapa paket pengadaan yang sejenis atau bernilai efisien untuk mencapai skala ekonomi yang lebih baik.
• Waktu Pelaksanaan: Menyusun jadwal mulai dari persiapan, pemilihan penyedia, penandatanganan kontrak, hingga serah terima pekerjaan.
• Anggaran: Memastikan ketersediaan dan kesesuaian anggaran dalam dokumen DIPA (APBN) atau DPA (APBD).

Tahapan penyusunan dan pengumuman Rencana Umum Pengadaan (RUP) dalam aplikasi SIRUP LKPP melibatkan peran Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) dan Pengguna Anggaran / Kuasa Pengguna Anggaran (PA/KPA), dimulai dari penarikan data anggaran, identifikasi paket, hingga pengumuman resmi

Tahap 1: Persiapan dan Tarik Data Anggaran

• • Login Akun: PA/KPA dan PPK masuk ke dalam sistem SIRUP menggunakan akun resmi.
  • Sinkronisasi Anggaran: Melakukan impor atau penarikan data RKA-KL (untuk K/L) atau data SIPD/SIKD (untuk Pemerintah Daerah) ke dalam sistem.
  • Penentuan Struktur Anggaran: Memilih item belanja yang termasuk kategori pengadaan (Belanja Barang/Jasa dan Belanja Modal), sedangkan belanja non-pengadaan (seperti gaji atau hibah) disisihkan.
    Tahap 2: Identifikasi Paket oleh PPK
  • Identifikasi Jenis: PPK memilih program, kegiatan, dan subkegiatan, lalu mengidentifikasi apakah paket tersebut melalui Penyedia, Swakelola, atau Penyedia dalam Swakelola.
  • Pengisian Detail Paket: Melengkapi informasi tiap paket yang meliputi:
    • Nama paket, lokasi pekerjaan, dan volume.
    • Spesifikasi teknis atau KAK.
    • Sumber dana, MAK/kode anggaran, dan pagu.
    • Jenis pengadaan (Barang, Konstruksi, Jasa Konsultansi, atau Jasa Lainnya).
    • Preferensi Produk Dalam Negeri (PDN), Usaha Kecil/Koperasi, dan pengadaan berkelanjutan.
    • Rencana metode pemilihan dan jadwal pelaksanaan.
  • Finalisasi Draf: Setelah seluruh data paket selesai diisi, PPK melakukan pencentangan final draft dan mengklik finalisasi draft.
    Tahap 3: Verifikasi dan Pengumuman oleh PA/KPA
  • Review Paket: PA/KPA memeriksa daftar paket yang sudah difinalisasi oleh PPK.
  • Pengumuman RUP: PA/KPA memberikan persetujuan dan menekan tombol umumkan sehingga RUP resmi tampil dan dapat diakses oleh publik serta pelaku usaha melalui laman SIRUP.